Начало

Добре дошли в Kooperacia — цялостната платформа за управление на етажна собственост. Това ръководство ще ви преведе през създаването на акаунт, настройката на сградата и поканата на първите ви жители.

Създаване на акаунт

1. Отидете на и натиснете Регистрация.
2. Въведете вашето име и имейл адрес.
3. Въведете еднократната парола, изпратена на имейла ви.
4. Готово! Вече имате създаден профил и можете да започнете да използвате Kooperacia.

Съвет: Ако имате профил в Google или Apple, можете директно да влезете с него, като натиснете съответния за това бутон.

Съветник за първоначална настройка

Съветникът за първоначална настройка ви превежда стъпка по стъпка през основната конфигурация на сградата, както и показва изпратените към вас покани за вече създадени сгради. Той се отваря само когато достъпите профила си за първи път и все още не сте се присъединили към сграда или не сте създали такава.

Стъпка 1 — Език и тема

• Изберете език и тема на приложението.

Стъпка 2 — Създаване на сграда

• Ако нямате покани за присъединяване към други сгради, е време да създадете своя собствена!
• Натиснете бутона "Добави", за да отворите формата за създаване на сграда.
• Въведете наименование на сградата или комплекса (напр. "Жилищна сграда „Слънце" – Вход А").
• Изберете тип сграда.
• Задайте адрес, град и страна (не е задължително).

Стъпка 3 — Избиране на сграда

• Списъкът ще зареди изпратените към вас покани, както и създадените от вас сгради.
• Ако вече сте поканени да се присъедините към сграда, е нужно само да приемете поканата и сградата, за която сте поканени, ще се появи като избираема опция, която автоматично ще бъде избрана.
• Изберете сграда и директно започнете да използвате Kooperacia.
• След завършване на съветника ще бъдете отведени към Таблото.

Разбиране на ролите

Всяка роля получава персонализирани имейл и push известия, съобразени с отговорностите й.

Покана на жители

След като сградата е създадена, поканете жители и управители:

1. Отидете на Табло и натиснете бутона Покана.
2. Въведете имейл адреса на човека или фирмата, които искате да поканите.
3. Изберете роля (Администратор, Касиер или Обитател) и изпратете покана.
4. Получателят ще получи имейл с покана и уникален линк за регистрация.

Следващи стъпки

• Разгледайте Таблото, за да видите сградата с един поглед.
• Добавете жители и назначете контакти в Контакти.
• Настройте месечни такси с помощта на модула Финанси.
• Публикувайте първата си обява в Съобщения и табло за обяви.

Табло

Таблото е вашият централен команден пункт — дава ви незабавен преглед на финансовото здраве, заетостта и последната дейност в сградата.

Общ преглед

При влизане в системата Таблото се зарежда с ключови показатели в горната部分, последвани от графики и таблица с последните финансови записи.

Статистически карти

В горната部分 на таблото ще намерите обобщени карти:

Натиснете върху карта, за да отворите Детайлно табло с разбивка по вход, етаж или апартамент.

Графики

Месечна графика

Месечната стълбова графика показва приходи спрямо разходи за всяка седмица от текущия месец. Използвайте я, за да забележите нередности или да потвърдите пристигането на очаквани плащания.

• Колоните са цветово кодирани: зелено за приходи, червено за разходи.
• Задръжте курсора върху колона, за да видите точната сума.
• Превключвайте между приходи, разходи и нетна стойност с бутона над графиката.

Годишна графика

Годишната линейна графика показва кумулативния финансов тренд за всичките дванадесет месеца на годината.

• Полезна е за идентифициране на сезонни модели на плащане.
• Сравнете две години с помощта на селектора за година.

Таблица с последни записи

Под графиките таблицата с последни записи показва последните 20 финансови транзакции, записани в системата.

Натиснете върху ред, за да отворите пълните детайли на записа в страничен панел.

Детайлни табла

Натискането на статистическа карта отваря специализиран изглед:

Детайли за апартаменти

• Разбивка на апартаментите по статус на заетост (заети, свободни, частично заети).
• Бърза връзка за директно отваряне на апартамент.

Детайли за жители

• Брой на собствениците и наемателите, активни спрямо неактивни.
• Показва апартаменти без назначени жители (за последващо действие).

Детайли за задължения

• Списък на всички апартаменти с неплатени баланси.
• Наредени по размер на задължението (най-много задлъжнелите са отгоре).
• Натиснете апартамент, за да отворите историята на плащанията.

Детайли за приходи

• Разбивка на приходите за текущия месец по категория.
• Кръгова диаграма с пропорции (управление, поддръжка, комунални услуги и др.).

Бързи действия

Таблото предоставя и бутони за бързи действия при чести задачи:

• + Генерирай такси — стартира съветника за такси за генериране на месечни начисления.
• + Нов запис — отваря формата за приходен/разходен запис.
• Публикувай обява — отваря прозореца за съставяне на обява.

Опресняване на данните

Данните на Таблото се зареждат при отваряне на страницата. За презареждане без пълно опресняване на страницата натиснете иконата за обновяване в горния десен ъгъл на зоната със статистики.

Управление на сграда

Модулът Управление на сграда ви позволява да конфигурирате всеки физически и административен аспект на имота — от основни данни до етажни планове, галерии и банкови сметки.

Данни за сградата

Отидете на Сграда в страничната навигация, за да отворите изгледа с данни за сградата.

Редактиране на информацията за сградата

Натиснете Редактиране, за да промените:

• Наименование на сградата — показваното навсякъде в приложението.
• Адрес — улица, град, пощенски код, страна.
• Тип сграда — жилищна, смесена, търговска, друга.
• Описание — бележки в свободен текст, видими само за управители.
• Година на строителство — използва се в отчети и документация.

Натиснете Запиши, за да приложите промените. Всички свързани жители ще видят незабавно актуализираното наименование.

Входове (Секции)

Големите сгради са разделени на отделни входове или стълбища. Kooperacia моделира всеки вход самостоятелно.

Добавяне на вход

1. От изгледа на сградата натиснете + Добави вход.
2. Въведете наименование (напр. „Вход А", „Блок 1", „Северно крило").
3. Задайте броя на етажите и апартаментите на етаж.
4. Изберете схема на номериране на етажите (начало от партер, 1-ви или персонализиран).
5. Натиснете Създай — апартаментите се генерират автоматично.

Редактиране на вход

• Промяна на наименованието, броя на етажите или апартаментите.
• При намаляване на броя апартаменти, апартаментите с жители или неплатени задължения не се изтриват — маркират се за ръчен преглед.

Изтриване на вход

Вход може да бъде изтрит само ако всичките му апартаменти са свободни и имат нулев баланс. Това предотвратява случайна загуба на данни.

Етажи

В рамките на всеки вход, етажите се управляват автоматично. Въпреки това можете да:

• Преименувате конкретни етажи (напр. „Партер", „Пентхаус").
• Добавите етаж над или под съществуващите.
• Пренаредите етажите при промяна на номерационната схема.

За да отворите редактора на етажи, натиснете раздела Етажи в изгледа на входа.

Галерия

Галерията на сградата съхранява снимки и документи, свързани с имота.

Качване на снимки

1. Натиснете раздела Галерия в изгледа на сградата.
2. Плъзнете и пуснете изображения или натиснете Качи, за да прегледате файлове.
3. Поддържани формати: JPG, PNG, WebP, HEIC (макс. 10 MB на файл).
4. Добавете надпис и дата за всяка снимка.

Снимките са видими за всички потребители с достъп до сградата. Използвайте галерията за документиране на ремонтни работи, подобрения на общите части или доклади за състоянието на сградата.

Управление на файлове

• Преименуване — натиснете менюто с три точки и изберете Преименуване.
• Изтриване — изтрива файла окончателно (изисква потвърждение).
• Изтегляне — за офлайн употреба.

Панел за сметка

Разделът Сметка в Управление на сграда свързва сградата с платежна сметка за онлайн събиране на такси.

Конфигуриране на платежна сметка

1. Натиснете раздела Сметка.
2. Изберете доставчик на плащания (ePay, Stripe, Iris Solutions и др.).
3. Въведете необходимите данни (IBAN, ID на търговец, API ключ — според доставчика).
4. Натиснете Провери — системата извършва тестово свързване.
5. След потвърждение, онлайн плащанията от жителите се насочват автоматично към тази сметка.

Множество сметки

Можете да конфигурирате отделни сметки за различни входове — полезно, когато всяко стълбище е отделно юридическо лице.

Документи на сградата

Прикачете важни документи директно към записа на сградата:

• Устав и правилник на етажната собственост
• Протоколи от общи събрания
• Застрахователни сертификати
• Договори за комунални услуги

Документите, качени тук, са достъпни за всички управители. Задайте отделни документи като видими за жителите, ако искате собствениците да могат да ги изтеглят.

Деактивиране на сграда

Ако сградата вече не е активна (напр. управленският договор е изтекъл):

1. Отидете на Настройки на сградата → Разширени.
2. Натиснете Деактивирай сграда.
3. Потвърдете с паролата си.

Деактивираните сгради запазват всички исторически данни, но са скрити от активните списъци. Могат да бъдат реактивирани по всяко време.

Апартаменти / Единици

Модулът Апартаменти е сърцето на Kooperacia. Всеки апартамент, търговски обект или склад в сградата се проследява тук заедно с жителите, таксите и свързаните документи.

Изглед с мрежа от апартаменти

Изгледът по подразбиране показва всички апартаменти като мрежа от карти, цветово кодирани по статус:

Използвайте лентата за търсене в горната部分, за да филтрирате по номер на апартамент, имe на жител или етаж. Използвайте бутона Филтър, за да стесните резултатите по вход или етаж.

Детайли за апартамент

Натиснете карта на апартамент, за да отворите детайлния панел с четири раздела:

Раздел Общ преглед

Показва основната информация за апартамента:

• Номер на апартамента и етаж.
• Площ (кв.м) и тип (апартамент, студио, гараж, и др.).
• Назначен вход / секция.
• Текущ баланс — текущата сума на неплатени такси и кредити.
• Бързи връзки за Редактиране или История на плащанията.

Раздел Жители

Списък на всички лица, назначени в момента към апартамента:

Назначаване на жител

1. Натиснете + Добави жител.
2. Потърсете съществуващ контакт или въведете данните на нов човек.
3. Назначете ролята (Собственик / Наемател).
4. Задайте дата на нанасяне (използва се за пропорционално изчисляване на такси).
5. Натиснете Запиши.

Жителят е уведомен по имейл. Ако все още няма акаунт, автоматично се изпраща линк за покана.

Премахване на жител

Натиснете менюто с три точки до жителя и изберете Премахни. Появява се диалог за потвърждение. Акаунтът на жителя остава непокътнат — те просто губят достъп до апартамента.

Прехвърляне на собственост

При смяна на собственика:

1. Премахнете стария собственик (маркирайте го с Изнесен с крайна дата).
2. Добавете новия собственик.
3. Всеки неплатен баланс остава свързан с апартамента — можете да изберете да го прехвърлите на новия собственик или да го отпишете.

Раздел Такси

Показва месечните начисления, конфигурирани за апартамента:

• Базова такса — фиксирана сума, начислявана всеки месец.
• Такса на кв.м — изчислена от площта на апартамента × ставка.
• Допълнителни начисления — еднократни или периодични специални такси.
• Шаблон за такси — ако апартаментът използва шаблон на ниво вход, той се показва тук.

За да замените таксата независимо от шаблона, натиснете Задай персонализирана такса и въведете сумата.

Раздел Домашни любимци

Проследявайте регистрирани домашни любимци за апартамента:

• Добавяйте любимци с вид (куче, котка, друго), ime и порода.
• Някои сгради начисляват такса за домашен любимец — ако е конфигурирана, регистрацията автоматично добавя начислението.
• Полезно за спазване на правилника за домашни любимци на ЕС.

Редактиране на апартамент

Натиснете Редактиране в заглавието на апартамента, за да отворите модала за редактиране:

• Промяна на номера, етажа или площта.
• Преназначаване към друг вход.
• Промяна на типа (апартамент, гараж, търговски).
• Добавяне или актуализиране на бележки (видими само за управители).

Документи на апартамент

Всеки апартамент има собствена зона за документи. Прикачете:

• Нотариални актове за собственост
• Договори за наем
• Разрешителни за ремонт

Жителите могат да изтеглят документи, маркирани като Видими за жителите.

Масови операции

От мрежата с апартаменти изберете множество апартаменти чрез квадратчето в горния ляв ъгъл на всяка карта, за да:

• Назначите шаблон за такси на всички избрани наведнъж.
• Експортирате данните за апартаменти в CSV.
• Изпратите известие до всички избрани жители.

Свободни апартаменти

Апартаментите без жители все пак натрупват такси, ако са назначени към вход с шаблон за такси. Управителят или касиерът може да:

• Маркира свободен апартамент като Освободен от такси (нулеви начисления).
• Назначи собственика като отговорна страна за таксите дори без активен жител.

Контакти

Модулът Контакти поддържа директория на всяко лице, свързано с вашата сграда — собственици, наематели, доставчици на услуги и членове на комитети.

Списък с контакти

Отидете на Контакти в страничната навигация, за да видите пълната директория.

Филтриране и търсене

• Използвайте лентата за търсене, за да намерите контакт по ime, имейл или телефон.
• Използвайте филтъра Роля, за да покажете само собственици, наематели или конкретни типове роли.
• Използвайте филтъра Статус, за да покажете активни, неактивни или чакащи (поканени, но все още нерегистрирани) контакти.

Карта на контакт

Всяка карта в списъка показва:

• Пълно ime и аватар (инициали, ако няма качена снимка).
• Значка за основна роля (Собственик, Наемател, Управител, Касиер).
• Свързани апартамент(и) — контактът може да бъде свързан с повече апартаменти.
• Имейл и телефон с един поглед.

Детайли за контакт

Натиснете карта на контакт, за да отворите детайлния панел.

Лична информация

• Пълно ime, дата на раждане (по желание, съхранявана поверително).
• Имейл адреси — основен и допълнителен.
• Телефонни номера — мобилен и стационарен.
• Предпочитан език — определя локала за имейлите, изпратени до този контакт.

Роли

Контактът може да заема множество роли в сградата:

За добавяне на роля натиснете + Добави роля и изберете типа и свързания апартамент.

За деактивиране на роля без премахване на контакта натиснете значката с ролята и изберете Деактивирай. Полезно е, когато собственик се изнесе, но искате да запазите контактния му запис.

Свързани апартаменти

Списък на всички апартаменти, където контактът има активна роля. Натиснете номер на апартамент, за да отидете директно към детайлите му.

История на комуникацията

Показва всички имейли, SMS съобщения и вътрешни известия, изпратени до контакта. Полезно за проверка дали напомняния за плащане са доставени.

Добавяне на нов контакт

1. Натиснете + Нов контакт в горния десен ъгъл на списъка.
2. Въведете собственото ime, фамилията и имейла (задължителни).
3. Добавете телефонни номера и незадължителни полета.
4. Изберете ролята и свързания апартамент.
5. Включете Изпрати покана, за да изпратите автоматично имейл за активиране на акаунт.
6. Натиснете Създай.

Редактиране на контакт

Натиснете бутона Редактиране (молив) в детайлния панел на контакта. Всички полета са редактируеми. При промяна на имейл адреса се изпраща потвърдителен имейл до новия адрес, преди да влезе в сила.

Покана на контакт

Ако контактът съществува, но все още не е активирал акаунта си:

1. Отворете детайлите му.
2. Натиснете Изпрати отново покана.
3. Нов имейл с покана се изпраща незабавно.

Поканите изтичат след 7 дни. При изтичане изпратете поканата отново от същия екран.

Деактивиране на контакт

Деактивирането на контакт:

• Незабавно отнема достъпа му за влизане.
• Запазва всички исторически данни (плащания, записи, съобщения).
• Оставя контакта в списъка с значка Неактивен.

За деактивиране отворете детайлите и натиснете Деактивирай → потвърдете.

За реактивиране намерете неактивния контакт (използвайте филтъра за статус) и натиснете Реактивирай.

Експорт на контакти

Натиснете Експорт в лентата с инструменти на списъка, за да изтеглите всички контакти като CSV файл. Експортът включва ime, имейл, телефон, роля и свързани апартаменти.

GDPR и поверителност на данните

Всички данни на контакти се съхраняват в съответствие с GDPR:

• Само упълномощени роли (Управител, Касиер) могат да виждат пълните детайли.
• Жителите виждат само собствения си профил.
• Контактите могат да поискат експорт или изтриване на данните си.
• Личните данни са криптирани при съхранение и при пренос.

Финанси

Модулът Финанси е счетоводният двигател на Kooperacia. Той обработва приходи, разходи, генериране на месечни такси, събиране на плащания и финансови отчети.

Общ преглед на финансите

Отидете на Финанси в страничната навигация. Основният изглед показва два раздела:

• Счетоводна книга — всички приходни и разходни записи.
• Плащания — записи за плащания на жители срещу издадени такси.

Селекторът на период в горната часть ви позволява да филтрирате по месец, тримесечие или персонализиран период.

Записи в счетоводната книга

Приходни записи

Приходните записи регистрират получени пари — месечни такси, паркинг, лихви за закъснение и др.

За добавяне на приходен запис:

1. Натиснете + Нов запис → изберете Приход.
2. Изберете дата, категория и сума.
3. По желание свържете с апартамент.
4. Добавете описание и прикачете разписка или документ.
5. Натиснете Запиши.

Разходни записи

Разходните записи регистрират изразходвани средства за сметка на сградата — комунални услуги, ремонти, почистване, застраховки и др.

За добавяне на разходен запис:

1. Натиснете + Нов запис → изберете Разход.
2. Изберете дата, категория (ток, вода, асансьор и др.) и сума.
3. Добавете доставчика.
4. Прикачете сканирана фактура (PDF или изображение).
5. Натиснете Запиши.

Редактиране и изтриване

• Натиснете ред на запис, за да отворите детайлния изглед.
• Натиснете Редактиране, за да промените поле. Промените се записват с времеви печат.
• Натиснете Изтрий за изтриване (изисква потвърждение от управител или касиер).

Съветник за такси

Съветникът за такси автоматизира процеса на генериране на месечни такси — най-важната финансова операция в системата.

Стартиране на съветника

1. Натиснете Съветник за такси в лентата с инструменти на финансите.
2. Изберете период на фактуриране (месец и година).
3. Прегледайте шаблона за такси, приложен към всеки вход или апартамент.
4. Прегледайте генерираните суми на таксите в обобщаващата таблица.
5. Натиснете Генерирай такси, за да създадете записи за всички приложими апартаменти.

Съветникът проверява дали вече са генерирани такси за избрания период. Ако съществуват, показва предупреждение и ви позволява да ги презапишете или пропуснете.

Шаблони за такси

Шаблоните определят как се изчисляват начисленията:

Шаблоните се конфигурират в Управление на сграда → Входове → Шаблон за такси.

Резюме след генериране на такси

След генериране на таксите резюмиращият модал показва:

• Обща сума за периода.
• Разбивка по вход.
• Апартаменти с нулеви такси (освободени).
• Очаквана степен на събиране на база исторически данни.

Плащания

Преглед на статуса на плащанията

Отидете на Финанси → Плащания, за да видите всички апартаменти и статуса им за избрания период:

Записване на ръчно плащане

При плащане в брой или банков превод:

1. Натиснете реда на апартамента.
2. Натиснете + Запиши плащане.
3. Въведете сумата, датата и метода на плащане (в брой, превод, карта).
4. По желание добавете референтен номер от банковия превод.
5. Натиснете Запиши — балансът на апартамента се актуализира незабавно.

Онлайн плащания

Ако е конфигуриран доставчик (ePay, Stripe, Iris Solutions), жителите могат да платят директно от акаунта си. Онлайн плащанията се записват и съгласуват автоматично.

История на плащанията

Всеки апартамент има пълна История на плащанията с всички направени плащания:

• Дата, сума, метод и потребител, записал плащането.
• Текущ баланс.
• Разпечатваема разписка за всяка транзакция.

Редактор на приходи

Редакторът на приходи е инструмент за масово въвеждане на множество приходни записи наведнъж:

1. Натиснете Редактор на приходи в лентата с инструменти.
2. Появява се решетъчна таблица с един ред на апартамент.
3. Въведете сумата на плащането за всеки платил апартамент.
4. Задайте обща дата и описание за всички записи.
5. Натиснете Запиши всички — всички записи се запазват в една операция.

Особено полезно при дни за събиране на такси в брой, когато касиерът получава плащания от много жители едновременно.

Отчети

Резюме за период

Изберете период и натиснете Отчети → Резюме за период, за да видите:

• Общи приходи, разходи, нетен баланс.
• Разбивка по категория.
• Степен на събиране (% от издадените такси, които са платени).

Отчет за длъжниците

Отчети → Длъжници — списък на всички апартаменти с неплатени баланси:

• Наредени по размер на задължението (най-много е отгоре).
• Показва колко месеца е просрочено.
• Включва данни за контакт за последващо действие.
• Може да се експортира като PDF или CSV.

Годишен финансов отчет

Отчети → Годишен отчет — пълен едногодишен отчет за приходи и разходи, подходящ за представяне на общото събрание:

• Месечна разбивка.
• Общи суми по категория.
• Сравнение година към година.
• Експорт в PDF.

Категории

Финансовите категории са персонализируеми за всяка сграда. Категории по подразбиране:

Приходи: Такса за управление, Паркинг, Лихва за закъснение, Вноска в резервен фонд.

Разходи: Електричество, Вода, Поддръжка на асансьор, Почистване, Застраховка, Ремонти, Администрация.

За добавяне или редактиране на категории отидете на Финанси → Настройки → Категории.

Съобщения и табло за обяви

Модулът Съобщения поддържа информираността и свързаността на вашата жилищна общност. Включва Табло за обяви за официални съобщения и Канали за организирани групови дискусии.

Табло за обяви

Таблото за обяви е основният комуникационен инструмент за управителите при публикуване на официални известия, напомняния и важни актуализации.

Преглед на таблото за обяви

Отидете на Съобщения → Табло за обяви. Ще видите хронологична емисия от всички публикувани обяви, с най-новите отгоре.

Всяка карта с обява показва:

• Заглавие и преглед на текста.
• Автор (управител или касиер, публикувал обявата).
• Дата на публикуване.
• Индикатор за прикачен файл (икона на кламер, ако има прикачени файлове).
• Значка Закачено, ако обявата е закачена отгоре.

Създаване на обява

1. Натиснете + Нова обява в лентата с инструменти.
2. Въведете заглавие и текст на съдържанието.
   • Текстът поддържа форматиране с Markdown: удебелен, курсив, списъци, линкове и др.
3. По желание прикачете файлове (PDF, изображения, Word документи — макс. 20 MB всеки).
4. Изберете видимост:
   • Всички жители — собственици и наематели виждат тази обява.
   • Само собственици — наемателите не могат да я видят.
   • Само управители — вътрешна бележка, невидима за жителите.
5. Включете Закачи отгоре, за да остане обявата видима независимо от датата.
6. Натиснете Публикувай.

Жителите получават вътрешно известие (и по желание имейл) при публикуване на нова обява.

Редактиране на обява

Натиснете менюто с три точки на картата и изберете Редактиране.

Изтриване на обява

Натиснете менюто с три точки → Изтрий. Изтритите обяви се премахват незабавно и не могат да бъдат възстановени.

Закачване и откачване

Натиснете иконата Закачи на картата, за да я закачите. Закачените обяви се появяват над всички останали. Откачете, като натиснете същата икона.

Канали

Каналите осигуряват структурирани пространства за непрекъсната комуникация по конкретни теми.

Канали по подразбиране

Всяка сграда стартира с канал Общ по подразбиране. Управителите могат да създават допълнителни канали.

Създаване на канал

1. Натиснете + Нов канал в страничната лента.
2. Въведете наименование на канала (напр. „Паркинг", „Поддръжка", „ОС 2025").
3. Задайте видимост: Всички жители, Само собственици или Само управители.
4. Натиснете Създай.

Публикуване в канал

1. Натиснете канал в лявата странична лента.
2. Напишете съобщението си в полето за въвеждане в долната部分.
3. Прикачете файлове чрез иконата кламер.
4. Натиснете Enter или Изпрати.

Известия за канали

Жителите могат да конфигурират предпочитанията си за известия по канали:

• Всички съобщения — известяват се за всяко ново съобщение.
• Само споменавания — известяват се само при @споменаване.
• Изключено — без известия за канала.

Архивиране на канал

При приключване на даден канал (напр. след ОС):

1. Отворете настройките на канала (икона с зъбно колело).
2. Натиснете Архивирай канал.

Архивираните канали са само за четене и могат да се разглеждат в Канали → Архивирани.

Карти с бележки

Картите с бележки са неформални обяви за бързи напомняния:

• Водата ще бъде спряна утре 9:00–12:00
• Поддръжка на асансьора тази петък
• Изгубена котка — свържете се с управителя

Създаване на карта с бележка

1. От Таблото за обяви натиснете + Карта с бележка.
2. Въведете кратко съобщение (макс. 280 знака).
3. Натиснете Публикувай.

Картите с бележки не поддържат прикачени файлове или Markdown. Предназначени са за много кратки, срочни известия.

Прикачени файлове

Файловете, прикачени към обяви и съобщения в канали, се съхраняват сигурно и могат да бъдат:

• Изтеглени от всеки жител с видимост към обявата.
• Преименувани от публикувалия управител.
• Изтрити от публикувалия управител.

Поддържани типове: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, ZIP. Макс. размер: 20 MB на файл, 100 MB на обява.

Изглед на жители

Жителите влизат и виждат:

• Таблото за обяви (филтрирано до тяхното ниво на видимост).
• Канали, до които имат достъп.
• Брой непрочетени съобщения в значката на страничната лента.

Жителите могат да реагират на обявите с емоджи реакции, но не могат да изтриват или редактират чужди публикации.

Известия

Модулът Известия информира жителите, собствениците и управителите за важни събития — срокове за плащане, нови обяви, системни актуализации и още.

Типове известия

Kooperacia изпраща няколко категории известия:

Канали за известия

Известията се доставят чрез три канала:

Вътрешни известия

Показват се като брой на значката на иконата с камбана в навигационната лента. Натиснете камбаната, за да отворите панела с известия.

Всяко известие показва:

• Заглавие и кратко описание.
• Времеви печат.
• Бутон за действие (напр. „Виж плащане", „Отвори обявата").

Маркирайте отделни известия като прочетени с натискане, или натиснете Маркирай всички като прочетени.

Имейл известия

Имейлите се изпращат на основния имейл адрес на контакта. Съдържат:

• Пълен контекст (сума, краен срок, номер на апартамент).
• Директна препратка към съответния раздел в приложението.
• Опция за отписване в долната część (за некритични типове).

Push известия (мобилно приложение)

При използване на мобилното приложение push известията се доставят на устройството дори когато приложението е затворено.

Предпочитания за известия

Всеки потребител управлява предпочитанията си от Профил → Настройки за известия.

Налични настройки

Настройки за управители

Управителите имат допълнителни опции:

• Праг за предупреждение за просрочие — брой дни след срока за задействане на предупреждение.
• График за автоматични напомняния — конфигуриране на автоматични напомняния до всички апартаменти с неплатени баланси.
• Обобщени отчети — седмичен или месечен имейл дайджест.

Детайли на картата с известие

Натиснете известие в панела, за да отворите детайлната карта:

• Пълен текст на известието.
• Свързан обект (апартамент, контакт или финансов запис).
• Времеви печат на изпращане.
• Статус: Доставено, Прочетено или Неуспешно.

При неуспешно доставяне се появява бутон Опитай отново.

Изпращане на ръчни известия

Управителите могат да изпращат ad-hoc известия до избрани жители:

1. Отидете на Контакти или Апартаменти.
2. Изберете един или повече контакти / апартаменти.
3. Натиснете Изпрати известие.
4. Изберете метод: Вътрешно, Имейл или И двете.
5. Напишете съобщението (тема и текст).
6. Натиснете Изпрати.

Ръчните известия се появяват в панела на получателя и се записват за одиторски цели.

Автоматични напомняния за плащане

Настройте автоматични напомняния за намаляване на закъснели плащания:

1. Отидете на Финанси → Настройки → Напомняния.
2. Включете Автоматични напомняния.
3. Конфигурирайте графика:
   • Преди крайния срок: 7 дни, 3 дни, 1 ден.
   • В деня на срока: изпращане в деня.
   • След крайния срок: на всеки 7 дни до плащане (конфигурируемо).
4. Персонализирайте шаблона на имейла с наименованието на сградата и данни за контакт.
5. Натиснете Запиши.

Системата изпраща напомняния автоматично в 08:00 местно время в конфигурираните дни. Жителите, вече платили, се изключват автоматично.

Журнал на известията

Отидете на Настройки → Журнал на известията, за да видите пълен одитен журнал:

• Времеви печат, тип, получател и статус на доставка.
• Филтриране по дата или тип известие.
• Може да се експортира като CSV.

Настройки

Модулът Настройки ви позволява да персонализирате облика и поведението на Kooperacia според вашите предпочитания и нуждите на сградата.

Общи настройки

Отидете на Настройки в страничната навигация, за да отворите панела с общи настройки.

Дисплей и облик

Промените в настройките за дисплей влизат в сила незабавно.

Локализация

• Часова зона — настройте я на физическото местоположение на сградата. Влияе кога се изпращат автоматичните известия (напомнянията се изпращат в 08:00 в конфигурираната часова зона).
• Първи ден от седмицата — Понеделник или Неделя.
• Формат на числата — европейски (1.234,56) или американски (1,234.56).

Настройки на сградата

Настройки на ниво сграда (достъпни само за управители):

Настройки за такси

• Краен срок по подразбиране — ден от месеца, до който трябва да са платени таксите (напр. 10-то число).
• Лихва за закъснение — фиксирана сума или процент след крайния срок.
• Ставка за резервен фонд — процент от всяка вноска, отиващ в резервния фонд.
• ДДС — включете, ако сградата е регистрирана по ДДС.

Настройки за известия

• График за автоматични напомняния — кога да се изпращат напомняния за плащане.
• Ima на изпращач — името в полето „От" на имейлите от сградата.
• Имейл за отговор — накъде да се насочват отговорите на жители.

Настройки за поверителност

• Видимост на плащанията за жители — дали жителите могат да виждат обобщена степен на събиране.
• Видимост на директорията — дали жителите могат да виждат данните за контакт на другите жители.

Настройки на профил

Управлявайте личния си акаунт:

Лична информация

• Показвано ime — как се появява пред жителите.
• Имейл адрес — промяната изисква верификация.
• Телефонен номер — за SMS известия.
• Снимка на профил — JPG/PNG, макс. 2 MB.

Сигурност

• Смяна на парола — въведете текущата, после новата два пъти.

• Двуфакторна автентикация (2FA) — активирайте с автентикатор приложение:

  1. Натиснете Активирай 2FA.
  2. Сканирайте QR кода с приложението.
  3. Въведете 6-цифрения код за потвърждение.
  4. Запазете кодовете за възстановяване на сигурно место.

• Активни сесии — всички устройства, влезли в момента. Натиснете Изход до сесия за дистанционно изключване.

Бележки за версии

Разделът Бележки за версии (достъпен от Настройки) показва историята на версиите на Kooperacia с описание на нови функции, подобрения и поправки.

• Всяка версия е в обратен хронологичен ред (най-новата е отгоре).
• Натиснете версия, за да разгънете детайлите.

Експорт на данни

Управителите могат да експортират всички данни на сградата:

1. Отидете на Настройки → Експорт на данни.
2. Натиснете Заяви експорт.
3. Системата компилира експорта (може да отнеме няколко минути).
4. Получавате имейл с линк за изтегляне (валиден 48 часа).

Експортът включва: апартаменти, жители, финансова история, документи и директория с контакти. Форматите са JSON и CSV.

Опасна зона

Опасната зона (видима само за управители) съдържа необратими действия:

Тези действия не могат да бъдат отменени. Действайте с изключително внимание.

Акаунт и потребители

Модулът Акаунт управлява абонамента ви, достъпа на потребителите и ролите в екипа. Достъпен е само за потребители с роля Управител.

Потребители и членове на екипа

Отидете на Акаунт → Потребители, за да видите всички с административен достъп до сградата.

Списък с потребители

Списъкът показва:

• Ime и имейл на всеки член.
• Роля(и) — Управител, Касиер или и двете.
• Статус — Активен, Поканен (чакащ) или Спрян.
• Последна активност — времеви печат на последно влизане.

Покана на нов административен потребител

1. Натиснете + Покани потребител.
2. Въведете имейл адреса на лицето.
3. Изберете ролята: Управител, Касиер или и двете.
4. Натиснете Изпрати покана.

Поканеният получава имейл с линк за активиране. Ако вече има акаунт, сградата се добавя автоматично към таблото му.

Промяна на роля

1. Натиснете реда на потребителя.
2. Натиснете Редактирай роли.
3. Превключете квадратчетата за Управител и Касиер.
4. Натиснете Запиши.

Промените влизат в сила незабавно при следващото зареждане на страницата.

Премахване на потребител

1. Отворете детайлите на потребителя.
2. Натиснете Премахни от сградата.
3. Потвърдете.

Премахнатият потребител незабавно губи достъп. Историческата му дейност (записи, съобщения) остава за одиторски цели.

Спиране на достъп

Вместо премахване, можете да спрете достъпа:

1. Детайли на потребителя → Спри.
2. Потребителят е блокиран от влизане, данните му са запазени.
3. За възстановяване натиснете Възстанови в записа на спрения потребител.

Управление на абонамент

Текущ план

Отидете на Акаунт → Абонамент:

• Наименование на плана и лимит на апартаменти.
• Текущ период (месечен или годишен).
• Дата и сума на следващото подновяване.
• Платежен метод.

Надграждане на плана

1. Натиснете Надгради плана.
2. Прегледайте наличните планове и изберете по-висок лимит.
3. При надграждане в средата на период се начислява пропорционалната разлика.
4. Въведете или потвърдете платежни данни.
5. Натиснете Потвърди надграждане.

Понижаване на плана

1. Натиснете Смени плана.
2. Изберете по-нисък план.
3. Ако текущият брой апартаменти надвишава лимита на новия план, трябва да намалите апартаментите.
4. Понижаването влиза в сила от следващия период на фактуриране.

Смяна на период на фактуриране

• Преминете от месечен към годишен и спестете 2 месеца годишно.
• Смяната влиза в сила от следващата дата на подновяване.

Отказ от абонамент

1. Отидете на Акаунт → Абонамент → Откажи абонамент.
2. Изберете причина за отказ (по желание).
3. Потвърдете.

Абонаментът остава активен до края на платения период. След това сградата преминава на безплатен план (до 20 апартамента). Данните се запазват.

Настройка на доставчик на плащания

За приемане на онлайн плащания от жители:

Поддържани доставчици

• ePay (България) — плащания с дебитна/кредитна карта.
• Iris Solutions (България) — интеграция с банков превод.
• Stripe — международни плащания с карта.
• Ръчен банков превод — жителите плащат по вашия IBAN; касиерът записва ръчно.

Свързване на доставчик

1. Отидете на Акаунт → Платежни настройки.
2. Изберете доставчика.
3. Въведете необходимите данни (различни за всеки доставчик):
   • ePay: ID на търговец и таен ключ.
   • Stripe: Публичен и таен ключ.
   • Iris: ID на терминал и данни на търговец.
4. Натиснете Провери връзката — системата извършва тестова транзакция.
5. При успех бутонът Плати онлайн става достъпен за жителите.

Управление на покани

Проследявайте всички чакащи покани от Акаунт → Покани:

• Вижте всички неприети покани.
• Изпратете отново изтекла покана (валидни 7 дни).
• Отменете покана, която вече не искате да потвърдите.

Одитен журнал

Отидете на Акаунт → Одитен журнал за времеви запис на всички административни действия:

• Покани и промени на роли.
• Промени на абонамент.
• Промени в настройките на сградата.
• Експорти на данни.

Журналът е само за четене и не може да бъде изменян. Съхранява се минимум 2 години. Може да се експортира като CSV.